Gobierno de las TI y Estrategia

Conceptos clave

Gobierno de TI

Conjunto de prácticas, procesos y estructuras para planificar, diseñar, implementar, operar y controlar las TI en una organización, asegurando su uso eficaz y eficiente para cumplir los objetivos.

CIO (Chief Information Officer)

Director de Sistemas de Información: responsable de toda la tecnología de la información de la organización. Dirige el departamento de sistemas.

CTO (Chief Technology Officer)

Director Tecnológico: responsable de la gestión diaria de las tecnologías de la información.

CSO / CISO

El CSO es responsable de la seguridad física y tecnológica de la empresa; el CISO garantiza específicamente la seguridad de la información.

Outsourcing

Subcontratación de personal por medio de una empresa externa que se dedica a encontrar talento y contratar personal para otras empresas.

SaaS (Software as a Service)

Servicios que ofrecen y proveen acceso al software de manera remota como un servicio basado en Web; se paga por suscripción o por transacción en lugar de comprar e instalar.

FODA

Herramienta para identificar Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de una empresa o persona (internas: F/D; externas: O/A).

CapEx (Gastos de Capital)

Desembolsos para adquirir, mejorar o mantener bienes físicos de larga duración; activos tangibles que dan beneficios a lo largo del tiempo.

OpEx (Gastos Operativos)

Costos recurrentes y necesarios para el funcionamiento diario; no generan activos tangibles y se deducen en el mismo año en que se incurren.

Objetivo SMART

Objetivo Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Con plazo (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

Competencias

Conjunto de conocimientos (saber), habilidades (saber hacer) y actitudes (querer hacer) que permiten desempeñar correctamente una función o rol.

Feedback

Información que ayuda a mejorar el desempeño. Debe ser específico, oportuno, basado en hechos, orientado a mejorar y respetuoso. No es una crítica: es una herramienta de desarrollo.

Gobierno de las TI

El gobierno de TI es el conjunto de prácticas, procesos y estructuras que se utilizan para planificar, diseñar, implementar, operar y controlar las tecnologías de la información en una organización. Su objetivo principal es asegurar que las TI se utilicen de manera eficaz y eficiente para cumplir los objetivos de la organización.

Principales responsabilidades

• Planificar y establecer estrategias para el uso de las TI en la organización.
• Diseñar y desarrollar sistemas de información que cumplan los requisitos de la organización.
• Implementar y operar sistemas de información de manera segura y eficiente.
• Controlar y supervisar el uso de las TI en la organización.
• Evaluar y mejorar continuamente los sistemas para garantizar que cumplan los requisitos.

Además, el gobierno de TI se asegura de cumplir con las regulaciones y normativas aplicables, como la privacidad y seguridad de los datos, para garantizar la conformidad con las leyes.

Capacidades y funciones directivas

Siglas de los cargos directivos (C-Level)

Organigrama típico de una Gerencia de Sistemas

Bajo el CIO se organizan cinco gerencias con sus equipos:

Rol del CIO

El departamento de sistemas de información es la unidad organizacional formal responsable de los servicios de tecnología de la información. Se encarga de dar mantenimiento al hardware, software, almacenamiento de datos y las redes que componen la infraestructura de TI. Consta de especialistas — programadores, analistas de sistemas, jefes de proyectos y gerentes de SI — y suele estar dirigido por un CIO.

• Visión del CIO: liderar la innovación y la transformación digital en la empresa, asegurando la eficiencia y la competitividad a través de la tecnología.
• Misión del CIO: garantizar la disponibilidad, la seguridad y la eficiencia de los sistemas y procesos de TI para cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa.

Ocho características que definen al CIO

• Es un líder: con competencias (conocimiento y experiencia) y capacidades (analíticas, entendimiento, toma de decisiones, trabajo en equipo y sensibilidad social).
• Genera valor estratégico con la gestión de TI: desarrolla el sector con TI, alinea TI con la estrategia y hace planeación estratégica de TI.
• Hace parte de una red: comisiones nacionales digitales, CIO de nación, de sector, de entidades y de territorio.
• Actúa en varias estructuras: de la rama, del sector, del territorio, del comité directivo y de la oficina de TI.
• Está habilitado por un entorno: marco legal y normativo (externo e interno) y marco de alianzas estratégicas con industria, gobierno, academia, ONG y banca multilateral.
• Satisface las necesidades de la estrategia y acuerda servicios: acuerdos con stakeholders externos (ciudadanía, otras entidades) e internos (directivos, áreas).
• Gestiona recursos: humanos, técnicos, financieros, organizacionales y de información.
• Entiende el contexto y lo usa favorablemente: identifica barreras, dificultades y oportunidades, y establece iniciativas innovadoras y soluciones a problemas.

Roles gerenciales y sistemas de información de soporte

Nota clave: para varios roles de decisión (emprendedor, manejador de disturbios, negociador) no existe ningún sistema de soporte — siguen dependiendo del criterio humano.

Presentación a directores y gestión de conflictos

Cinco consejos para presentar a directores

• Ir al grano: invertí menos tiempo del concedido. Ser conciso y tratar lo verdaderamente importante: resultados significativos, conclusiones, recomendaciones y llamada a la acción.
• Centrarse en el tema: si te pidieron el estado de la implantación de un sistema, encargate de eso antes de pasar a cualquier otro punto.
• Dejar claras las expectativas: avisá desde el principio que dedicarás los primeros cinco minutos al resumen y el resto del tiempo a la charla.
• Crear diapositivas resumen: un resumen breve y claro de los puntos clave al principio; el resto de las diapositivas sirven como apéndice.
• Ensayar: mostrá las diapositivas antes a alguien bueno en captar ideas a nivel ejecutivo que sirva de entrenador sincero.

Fuentes de conflicto que gestiona la Gerencia de Sistemas

• Satisfacer las demandas de las áreas usuarias y del negocio.
• Amenazas de seguridad constantes sobre los sistemas y los datos.
• Escasez de recursos calificados en el mercado de TI.
• Carga de trabajo del equipo.
• Transformación digital y la presión de cambio permanente.

Estrategia: creación de valor y alineación TI–negocio

Creación de valor para clientes y accionistas

Los gerentes crean SI para dar servicio a los intereses de la empresa. Al mismo tiempo, la organización debe estar consciente y abierta a las influencias de los SI para beneficiarse de las nuevas tecnologías. Los gerentes necesitan comprender cómo los SI pueden cambiar la vida social y laboral en su empresa — y como gerente, vos serás quien decida qué sistemas se crean, qué van a realizar y cómo se implementarán.

La relación de dos vías entre organizaciones y TI

La relación entre las organizaciones y la tecnología de la información es compleja y de dos vías, mediada por muchos factores mediadores: el entorno, la cultura, la estructura, los procesos de negocios, las políticas y las decisiones gerenciales — incluyendo las decisiones que tomen o no los gerentes.

Alinear la TI con los objetivos de negocios

• Cuanto más éxito tenga una empresa para alinear la TI con sus objetivos de negocios, mayor será su rentabilidad.
• Solo una cuarta parte de las empresas logran una alineación entre la TI y los negocios.
• Casi la mitad de las ganancias de una empresa se pueden explicar por la alineación de la TI con los negocios.
• Las empresas y gerentes exitosos comprenden lo que la TI puede hacer y cómo funciona, toman un rol activo para darle forma a su uso y miden su impacto sobre los ingresos y las ganancias.

Decisiones estratégicas: Outsourcing y nube

La subcontratación de personal u outsourcing es la contratación de personal por medio de una empresa externa: empresas que se dedican a encontrar talento y contratar personal para otras empresas.

Ventajas

• Las organizaciones reducen costos y tiempo en la contratación, cuando desconocen los procesos de selección y reclutamiento.
• Permite destinar un mayor presupuesto para incrementar la productividad.
• Permite tener la mejor tecnología sin invertir en capacitación del personal propio.
• Es de gran ayuda para integrar personal especializado.
• Facilita la contratación de personal del extranjero.
• Tiene procesos estandarizados que permiten encontrar perfiles afines en menor tiempo.

Desventajas

• Si la empresa de subcontratación no cumple los lineamientos legales, se asumirá toda la responsabilidad de los trabajadores subcontratados.
• El trabajador no pertenece estrictamente a la empresa, lo cual provoca una alta rotación de personal.
• Los empleados tienen nulas oportunidades de promoción o falta de mayores prestaciones laborales.

Factores que aceleran la tendencia a delegar el desarrollo

• Disponibilidad de recursos: recalentamiento del mercado, utilización parcial o subutilización de recursos especializados, y absorción de picos de trabajo.
• Entrenamiento del personal.

Principales preocupaciones de los gerentes de TI (Gartner)

Con este contexto el outsourcing parece la decisión correcta, PERO…

• No entregues a un tercero algo que no entendés, que no podés medir, que no sabés administrar y donde no exista un caso de negocio.
• Existen factores políticos y/o económicos que pueden forzar decisiones.
• No hay blancos y negros: se debe analizar cada caso y pensar en beneficios y riesgos.

Tipos de tercerización, contrato y desarrollo

Servicios y herramientas de software basados en la nube (SaaS)

El software basado en la nube y sus datos se alojan en poderosos servidores en centros de datos masivos, accesibles mediante Internet y un navegador Web estándar. Además de las herramientas gratuitas o de bajo costo, hay software empresarial disponible como servicio: en vez de comprar e instalar programas, las compañías suscriptoras rentan las funciones, pagando por suscripción o por transacción. A estos servicios se les conoce como software como servicio (SaaS) — por ejemplo, Google Workspace (Gmail, Meet, Docs) o Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive).

Estrategia corporativa: Porter, estrategias competitivas y FODA

Modelo de fuerzas competitivas de Porter

La posición estratégica de la empresa y sus tácticas se determinan no solo por la competencia directa tradicional, sino también por otras cuatro fuerzas del entorno de la industria:

• Competidores tradicionales: comparten el espacio de mercado, idean continuamente maneras más eficientes de producir, introducen nuevos productos y servicios, desarrollan sus marcas e imponen a sus clientes los costos de cambiar.
• Nuevos participantes en el mercado: en una economía libre siempre entran nuevas compañías (con barreras de entrada altas o bajas según la industria). Ventajas: no se encierran en viejas plantas, contratan trabajadores más jóvenes y motivados ("más hambrientos"), sin marcas desgastadas. Debilidades: dependen de financiamiento externo, tienen fuerza de trabajo menos experimentada y poco reconocimiento de marca.
• Productos y servicios sustitutos: existen en casi cualquier industria y las nuevas tecnologías crean sustitutos todo el tiempo (ej.: Uber, Spotify). Cuantos más sustitutos, menor control sobre los precios y menores márgenes de ganancia.
• Clientes: la rentabilidad depende de atraer y retener clientes y cobrar precios altos. El poder del cliente aumenta si puede cambiar con facilidad a un competidor.
• Proveedores: su poder de mercado impacta las ganancias, en especial si la empresa no puede subir sus precios a la par. Cuantos más proveedores diferentes tenga la empresa, mayor control ejerce sobre precio, calidad e itinerarios de entrega.

Cuatro estrategias competitivas básicas (SI vs. fuerzas competitivas)

FODA

Herramienta para que empresas y personas identifiquen sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas:

CAPEX y OPEX

Vinculación con la clase: el paso de comprar software (CapEx) a rentarlo como SaaS por suscripción (OpEx) es una decisión estratégica típica del gobierno de TI, y se refleja en el presupuesto anual de la Gerencia de IT — data center, servicios cloud, servicios profesionales, capacitaciones, enlaces, licenciamiento/soporte e insumos de microinformática.

Plan de Sistemas de Información

El plan de SI se estructura en siete secciones:

• 1. Propósito del plan: generalidades del contenido, organización de negocios actual y a futuro, procesos clave de negocios y estrategia gerencial.
• 2. Fundamentos del plan de negocios estratégico: situación actual, organización de negocios actual, entornos cambiantes, principales objetivos del plan de negocios y plan estratégico de la empresa.
• 3. Sistemas actuales: principales sistemas que dan soporte a las funciones y procesos, herramientas actuales de la infraestructura (hardware, software, bases de datos, telecomunicaciones e Internet), dificultades para cumplir los requerimientos y futuras demandas anticipadas.
• 4. Nuevos desarrollos: nuevos proyectos de sistemas (descripciones, fundamentos de negocios, rol de las aplicaciones en la estrategia) y nuevas herramientas requeridas de infraestructura.
• 5. Estrategia gerencial: planes de adquisición, hitos y sincronización, realineación organizacional, reorganización interna, controles gerenciales, iniciativas de capacitación y estrategia del personal.
• 6. Plan de implementación: dificultades anticipadas en la implementación e informes del progreso.
• 7. Requerimientos de presupuesto: requerimientos, ahorros potenciales, financiamiento y ciclo de adquisición.

Evaluación de desempeño

Es medir y mejorar el rendimiento de las personas en relación con objetivos y competencias. La premisa central: "lo que no se mide no se mejora".

Objetivos

Un objetivo es un resultado que se desea alcanzar en el futuro mediante acciones o esfuerzos planificados. Sirven para: dar dirección, establecer prioridades, permitir medir resultados y alinear el trabajo de las personas con los objetivos de la organización.

• Deben ser SMART: Specific (específico) · Measurable (medible) · Achievable (alcanzable) · Relevant (relevante) · Time-bound (con plazo).
• Ejemplo de la clase: "Realizar reuniones quincenales con las áreas usuarias para revisar avances y necesidades durante el próximo semestre."
• Las competencias combinan conocimientos (saber), habilidades (saber hacer) y actitudes (querer hacer).

Objetivos principales de la evaluación

• Mejorar el rendimiento del equipo.
• Alinear al equipo con los objetivos de la organización.
• Detectar necesidades de capacitación.
• Apoyar decisiones de desarrollo profesional.

Beneficios por rol

Feedback

Es la información que ayuda a mejorar el desempeño. Debe ser específico, oportuno, basado en hechos, orientado a mejorar y respetuoso. No es una crítica: es una herramienta de desarrollo. Conclusiones de la clase: evaluar desempeño ayuda a mejorar resultados, el feedback es clave para desarrollar personas y las organizaciones exitosas promueven feedback continuo.

Sistemas de información para la toma de decisiones

Son herramientas y circuitos que recopilan, procesan y presentan información relevante para apoyar la toma de decisiones de los líderes y gerentes. Ayudan a tener una visión más clara y actualizada de la situación de la empresa y a tomar decisiones informadas. Pueden incluir:

• Sistemas de información gerencial (MIS): obtienen sus datos de los TPS (sistemas de procesamiento de transacciones — pedidos, producción, contabilidad) y los consolidan en informes, pantallas y tableros de control en línea para los gerentes.
• Business Intelligence (BI): infraestructura (bases de datos, almacenes y mercados de datos, plataformas analíticas) + herramientas de análisis (modelos, minería de datos, OLAP, informes, análisis de Big Data) al servicio de la estrategia, la administración del desempeño, el cuadro de mando integral y los pronósticos, sobre plataformas MIS, DSS y ESS.
• Data Warehouse: almacén centralizado de datos para el análisis.
• Sistemas de información de mercado y ventas, de información financiera y de recursos humanos.

Analogía de la vida real

Test de autoevaluación